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Offene Posten - Wer schuldet Ihnen noch Geld?

Manche Kunden zahlen nicht sofort. Mit der Offene-Posten-Verwaltung in QuickKasse behalten Sie den Ueberblick ueber alle ausstehenden Zahlungen.

Wenn Kunden auf Rechnung kaufen

Im Einzelhandel zahlen die meisten Kunden sofort - bar oder mit Karte. Aber es gibt Ausnahmen. Der Handwerker, der Material fuer die Baustelle holt und am Monatsende ueberweist. Die Firma, die fuer ihre Kantine einkauft und eine Rechnung braucht. Oder der Stammkunde, der seit zwanzig Jahren "anschreiben" laesst.

All das geht mit QuickKasse. Sie kassieren wie gewohnt, waehlen als Zahlungsart "Rechnung", und der Betrag landet auf dem Kundenkonto. Die Ware geht mit, das Geld kommt spaeter. So weit, so einfach.

Das Problem: Wenn Sie viele solcher Kunden haben, verlieren Sie schnell den Ueberblick. Wer schuldet wie viel? Wer hat schon bezahlt? Wer ist ueberfaellig? Genau dafuer gibt es die Offene-Posten-Verwaltung.

Alle Aussenstaende auf einen Blick

In der Offene-Posten-Liste sehen Sie sofort, welche Kunden noch Geld schulden. Sortiert nach Kunde, nach Betrag oder nach Faelligkeit. Ein Klick, und Sie wissen Bescheid.

Das zeigt die Uebersicht

Kundenname und Kundennummer. Alle offenen Rechnungen mit Datum und Betrag. Gesamtsumme pro Kunde. Wie lange die Rechnung schon offen ist. Ob bereits gemahnt wurde. Sie koennen die Liste filtern - etwa nur ueberfaellige Posten oder nur Betraege ueber 100 Euro.

Praxisbeispiel: Der Monatsabschluss

Ende des Monats druecken Sie einen Knopf und sehen: 15 Kunden schulden zusammen 4.350 Euro. Drei davon sind ueberfaellig. Sie klicken auf den ersten, sehen die Details, und entscheiden: Anrufen oder Mahnung schicken? Mit zwei Klicks ist die Sache erledigt.

Zahlungen verbuchen

Der Kunde ueberweist - oder kommt vorbei und zahlt bar. Dann muessen Sie die Zahlung verbuchen, damit der offene Posten verschwindet.

Das geht in QuickKasse ganz einfach: Sie rufen den Kunden auf, sehen seine offenen Rechnungen, und klicken auf "Zahlung buchen". Betrag eingeben, fertig. Die Rechnung ist beglichen, der Kunde hat wieder ein sauberes Konto.

Teilzahlungen gehen auch

Der Kunde zahlt nur einen Teil? Kein Problem. Sie buchen den Teilbetrag, und der Rest bleibt als offener Posten stehen. Das System merkt sich, was schon bezahlt wurde und was noch fehlt.

Praktisch: Sie koennen auch mehrere Rechnungen auf einmal ausgleichen. Der Kunde ueberweist 500 Euro, und Sie verteilen den Betrag auf die aeltesten offenen Rechnungen.

Das koennen Sie mit offenen Posten machen

Uebersicht drucken

Liste aller offenen Posten ausdrucken - fuer die Ablage oder als Grundlage fuers Gespraech mit dem Steuerberater.

Sammelrechnung erstellen

Alle Einkaeufe eines Kunden auf einer Rechnung zusammenfassen. Einmal im Monat oder auf Wunsch.

Mahnung schreiben

Zahlungserinnerung oder Mahnung mit einem Klick erstellen. Die Daten werden automatisch eingesetzt.

Kontoauszug senden

Dem Kunden eine Uebersicht seiner offenen Posten schicken - per E-Mail oder als Ausdruck.

Kreditlimit setzen

Maximalen Schuldenstand festlegen. Ist das Limit erreicht, warnt die Kasse - keine weiteren Anschreibungen.

Zahlungshistorie einsehen

Wann hat der Kunde was bezahlt? Die komplette Historie auf einen Blick.

Sammelrechnungen - alles auf einem Blatt

Viele Geschaeftskunden wollen nicht fuer jeden Einkauf eine extra Rechnung. Sie kommen mehrmals im Monat, und am Ende soll eine Sammelrechnung rauskommen. Das ist Standard im B2B-Geschaeft.

QuickKasse macht das automatisch. Der Kunde kauft ein, Sie buchen auf sein Konto. Am Monatsende - oder wann immer Sie wollen - klicken Sie auf "Sammelrechnung erstellen". Raus kommt ein sauberes Dokument mit allen Positionen, allen Daten, allem was der Kunde fuer seine Buchhaltung braucht.

Was auf der Sammelrechnung steht

Kundenadresse und Ihre Firmendaten. Alle Einzelkaeufe mit Datum, Artikeln und Betraegen. Zwischensummen und Gesamtsumme. Steuersaetze aufgeschluesselt. Zahlungsziel und Bankverbindung. Fertig zum Verschicken - per Post oder als PDF per E-Mail.

Wenn einer nicht zahlt

Es passiert: Der Kunde zahlt nicht. Erst vergisst er es, dann ignoriert er die Rechnung, und irgendwann muessen Sie nachfassen. Das ist unangenehm, aber noetig.

QuickKasse hilft Ihnen dabei. Sie sehen sofort, welche Rechnungen ueberfaellig sind. Mit einem Klick erstellen Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung. Die Kundendaten, der Betrag, das Rechnungsdatum - alles wird automatisch eingesetzt.

Mahnwesen - aber freundlich

Die erste Erinnerung sollte freundlich sein - vielleicht hat der Kunde wirklich nur vergessen. Die zweite wird bestimmter. Und wenn auch das nicht hilft, muessen Sie haertere Geschuetze auffahren. QuickKasse unterstuetzt alle Stufen, aber die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Tipp: Setzen Sie ein Kreditlimit. Wenn der Kunde sein Limit erreicht hat, warnt die Kasse. Dann heisst es: Erst zahlen, dann wieder anschreiben. Das schuetzt Sie vor boesen Ueberraschungen.

Haeufige Fragen

Muss ich fuer jeden Kunden einen Stammdatensatz anlegen?

Ja, fuer Anschreiben und Rechnungen brauchen Sie einen Kundenstamm. Aber das ist schnell gemacht - Name, Adresse, vielleicht noch die E-Mail. Danach geht alles automatisch.

Kann ich sehen, wie zuverlaessig ein Kunde zahlt?

Ja. In der Kundenakte sehen Sie die Zahlungshistorie - wann wurde gemahnt, wann wurde bezahlt. Manche Kunden sind immer puenktlich, andere brauchen Erinnerungen. Mit der Zeit wissen Sie, mit wem Sie es zu tun haben.

Was passiert mit den Daten fuer die Buchhaltung?

Alle offenen Posten und Zahlungen koennen Sie exportieren - fuer Ihren Steuerberater oder Ihre eigene Buchhaltung. Das Format passt zu gaengigen Buchhaltungsprogrammen wie DATEV oder Lexware.

Behalten Sie Ihre Aussenstaende im Griff

Mit QuickKasse wissen Sie immer, wer noch zahlen muss - und koennen rechtzeitig nachfassen.

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