Was sich importieren lässt
Das Programm „Artikeldatenimport Excel Dateien“ liest Excel-Dateien und CSV-Dateien. Neben dem Artikelstamm gibt es eigene Seiten für Lieferanten und Warengruppen. Bei Artikeln lassen sich unter anderem Artikelnummer, Bezeichnung, EAN, Einkaufs- und Verkaufspreise, Mehrwertsteuer, Bestand, Lagerort, Warengruppe, Lieferantennummer, Zusatztexte und Zusatzfelder übernehmen.
Der Ablauf
- Datensicherung anlegen. Das Importprogramm sichert selbst nicht – vorher also unbedingt eine Sicherung machen.
- Unter „Importdatei Artikeldaten“ die Excel-Datei wählen. Hat sie mehrere Arbeitsblätter, fragt das Programm nach dem richtigen Blatt. Die Daten erscheinen als Vorschau.
- Mit „ab Zeile anfangen“ die erste Datenzeile festlegen, damit Überschriften nicht als Artikel importiert werden.
- Im Mapping jeder Excel-Spalte das passende Feld zuweisen, zum Beispiel Spalte „Preis“ auf VK. Spalten, die nicht gebraucht werden, bleiben auf „kein Eintrag“. Das Mapping lässt sich speichern und beim nächsten Mal wieder laden – auf Wunsch je Dateiname getrennt, praktisch bei mehreren Lieferanten.
- Den Schlüssel wählen: Vorhandene Artikel werden über die EAN oder die Artikelnummer wiedererkannt.
- Optional „Daten prüfen“, dann „Import starten“.
Die wichtigsten Optionen
- „nur vorhandene Daten aktualisieren – neue überspringen“: ideal für reine Preisaktualisierungen, ohne das Sortiment aufzublähen.
- „VKPreis nicht überschreiben“ / „EKPreis nicht überschreiben“: schützt eigene Kalkulationen, wenn nur andere Felder aktualisiert werden sollen.
- „Stückzahlen nicht überschreiben sondern addieren“: für Lieferungen, die als Liste kommen.
- „Kürzel (Präfix) vor“: setzt der Artikelnummer ein Kürzel voran – hilfreich, wenn zwei Lieferanten dieselben Nummern verwenden.
- Lieferant zuordnen: Allen importierten Artikeln lässt sich direkt ein Lieferant zuweisen.
- Doppelte Artikel nach dem Import: Meist war der falsche Schlüssel gewählt (EAN statt Artikelnummer) oder das Kürzel fehlt bzw. ist uneinheitlich.
- Verlorene Nullen bei der EAN: Excel entfernt führende Nullen, wenn die Spalte als Zahl formatiert ist. Die EAN-Spalte in Excel deshalb als Text formatieren.
- Preise um Faktor 100 daneben: Komma und Punkt als Dezimaltrenner prüfen, bevor importiert wird.
- Mehrwertsteuer 0: Liefert die Datei Schlüsselzahlen statt Prozentsätzen, müssen diese auf der Seite „Einstellungen“ den richtigen Sätzen zugeordnet sein – und die Spalte muss auf MWST gemappt sein.
- Eine Zeile pro Artikel, eine Spalte pro Feld, keine verbundenen Zellen.
- Leere Zeilen und Zwischensummen vorher entfernen.
- Spalten lassen sich bei Bedarf im Werkzeug „Spalten zusammenfügen“ noch im Programm aufbereiten – zum Beispiel zwei Textspalten zu einer Bezeichnung verbinden oder Zeichen ersetzen.
- Erst mit einer kleinen Testdatei von zehn Artikeln probieren, dann die ganze Liste importieren.
Mit einem sauberen Mapping und dem richtigen Schlüssel wird der Excel-Import zum Routinejob: Preislisten aktualisieren, neue Sortimente aufnehmen, Lieferanten und Warengruppen anlegen. Die wichtigste Regel bleibt: vorher sichern und erst mit einer kleinen Datei testen. Mehr zum Thema finden Sie auf den Seiten Datenimport und Artikelverwaltung.