Praxischeck für den Einzelhandel
Kasse und Lagerbestand verbinden: 7 Prüfungen vor dem Start
Von TaylorCom SoftwareentwicklungLesezeit: 5 Minuten
Auf dem Bildschirm sind noch drei Stück verfügbar, im Regal liegt keines. Wer Kasse und Lagerverwaltung verbindet, möchte solche Unterschiede schneller erkennen. Die Verbindung allein macht Bestände jedoch noch nicht verlässlich. Entscheidend ist, wie Artikel, Wareneingänge, Verkäufe und Rückgaben im Betrieb erfasst werden.
Die folgende Checkliste hilft kleinen Handelsbetrieben, die Abläufe vor dem Start zu prüfen. Verwenden Sie dazu einen eigenen Testartikel und vereinbaren Sie mit Ihrem Anbieter, wie Testvorgänge von produktiven Buchungen getrennt werden. Testen Sie keine erfundenen Verkäufe im laufenden Kassenbetrieb.
1. Ist jeder Artikel eindeutig zugeordnet?
Wählen Sie einige typische Artikel aus: einen häufig verkauften Standardartikel, eine Variante und einen Artikel ohne aufgedruckten Barcode. Suchen Sie jeden Artikel an der Kasse und in der Warenwirtschaft. Artikelnummer, Bezeichnung und Verkaufseinheit müssen zusammenpassen.
Bei Größen oder Farben ist zu klären, ob der Bestand getrennt geführt werden soll. Werden unterschiedliche Varianten unter derselben Bestandsposition zusammengefasst, kann der Gesamtbestand stimmen, obwohl die gesuchte Ausführung fehlt. Prüfen Sie deshalb vor einem Datenimport auch doppelte Artikelnummern und Barcodes.
2. Passen Stück, Packung und Wareneingang zusammen?
Ein Lieferant liefert einen Karton mit zwölf Stück, verkauft wird einzeln. Legen Sie fest, welche Menge beim Wareneingang gebucht werden muss und ob das System eine Verpackungseinheit umrechnet. Eine falsch interpretierte Einheit erzeugt Bestandsfehler schon vor dem ersten Verkauf.
Rechenbeispiel für den Testartikel: Anfangsbestand zehn Stück, Wareneingang fünf Stück. Danach müssen fünfzehn Stück angezeigt werden. Kontrollieren Sie nicht nur die Menge, sondern auch die zugehörige Artikelbewegung.
3. Verändert ein abgeschlossener Verkauf den richtigen Bestand?
Verkaufen Sie in einer vereinbarten Testumgebung zwei Stück desselben Artikels. Aus fünfzehn werden dreizehn. Prüfen Sie anschließend den Bestand in der Warenwirtschaft und, falls vorhanden, an einem zweiten Arbeitsplatz.
Fragen Sie dabei ausdrücklich, wann die Bestandsbuchung erfolgt: beim Erfassen der Position, beim Abschluss des Verkaufs oder durch einen späteren Abgleich? Entscheidend ist, dass der Ablauf bekannt ist und zu Ihrem Tagesgeschäft passt.
4. Was bewirken Rückgabe, Storno und beschädigte Ware?
Eine Rückgabe mit wieder verkaufsfähiger Ware soll im vereinbarten Ablauf auch bestandsmäßig richtig behandelt werden. Prüfen Sie getrennt, wie eine Rückgabe, die Korrektur eines Belegs und ein abgebrochener Vorgang verarbeitet werden. Diese Vorgänge müssen nicht dieselbe Bestandswirkung haben.
Beschädigte oder fehlende Ware braucht ebenfalls einen geregelten Ablauf. Eine finanzielle Erstattung bedeutet nicht automatisch, dass wieder ein verkaufsfähiges Stück im Regal liegt. Dokumentieren Sie deshalb, wer die Bestandskorrektur ausführt und welcher Grund erfasst wird.
5. Gibt es einen gemeinsamen Stand an allen Arbeitsplätzen?
Wenn Kasse und Büro dieselben Artikel verwalten, prüfen Sie eine Änderung an beiden Plätzen. Wird eine neue Artikelbezeichnung sichtbar? Kommt ein gebuchter Wareneingang an der Kasse an? Sehen Sie den abgeschlossenen Verkauf im Büro?
Bei mehreren Kassen gehört auch die Frage dazu, was bei einem Ausfall des Datenbankrechners oder Netzwerks passiert. Ein lokales System benötigt ebenso einen Notfallplan wie ein gehostetes. Mehr dazu im Ratgeber mehrere Kassen mit einem Datenbestand.
6. Sind Inventur und Nachbestellung nachvollziehbar?
Vergleichen Sie bei einigen Artikeln den gezählten Bestand mit dem gespeicherten Wert. Klären Sie, wie eine Differenz geprüft und anschließend korrigiert wird. Legen Sie auch fest, wie Verkäufe während einer Zählung berücksichtigt werden; sonst vergleichen Sie Mengen von unterschiedlichen Zeitpunkten.
Für Nachbestellungen helfen Mindestbestände nur, wenn sie zum Artikel passen. Ein schnell verkaufter Artikel mit langer Lieferzeit braucht eine andere Reserve als selten nachgefragte Ware. Die Software liefert Daten; die Bestellentscheidung bleibt eine betriebliche Aufgabe.
7. Lässt sich eine Datensicherung tatsächlich wiederherstellen?
Eine vorhandene Sicherungsdatei ist erst dann praktisch bewiesen, wenn ihre Wiederherstellung getestet wurde. Vereinbaren Sie einen Wiederherstellungstest in einer getrennten Umgebung. Prüfen Sie dort einige Artikel, Bestände und Belege.
Notieren Sie, wer die Sicherung kontrolliert, wo sie liegt und wie viel Arbeit seit der letzten Sicherung verloren gehen könnte. Eine Kopie auf demselben Rechner schützt nicht vor dessen vollständigem Ausfall. Hinweise dazu finden Sie unter Datensicherung.
Ein kurzer Probelauf spart spätere Sucharbeit
Halten Sie für jeden Prüfschritt Ausgangswert, Aktion und Ergebnis fest. Schon ein Blatt mit sieben abgehakten Punkten zeigt, welche Abläufe funktionieren und wo noch eine Einstellung oder Schulung fehlt. So wird aus einer grundsätzlich vorhandenen Schnittstelle ein überprüfter Arbeitsablauf.
Bei TaylorCom übernimmt QuickKasse den Verkauf; LAGER 6000 verwaltet unter anderem Artikel, Wareneingänge, Bestände und Inventur. Bei eingerichteter Verbindung arbeiten beide mit einem gemeinsamen Artikelstamm und schreiben den Bestand beim Verkauf fort. Die passende Einrichtung hängt vom Betrieb ab. Informationen finden Sie unter Kassensoftware mit Lagerverwaltung.