Kassensoftware kaufen oder mieten - was kostet was?
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen nach, ab wann sich ein Einmalkauf gegenüber einer Monatsgebühr rechnet. Ohne Anmeldung, ohne Datenweitergabe - die Rechnung läuft in Ihrem Browser.
Der Kostenrechner
Tragen Sie Ihre Zahlen ein. Die Werte in den Feldern sind Platzhalter und sagen nichts über die Preise eines bestimmten Anbieters aus - auch nicht über unsere.
Bitte Werte eintragen.
Die Rechnung berücksichtigt Lizenz- und Wartungskosten. Hardware, Zahlungsterminals, Schulung und das TSE-Zertifikat sind nicht enthalten - dazu unten mehr. Alle Beträge netto, ohne Zinsen und ohne Preissteigerungen.
Was in Kostenvergleichen regelmäßig fehlt
Der Rechner oben vergleicht die Lizenzkosten. In der Praxis entscheiden aber oft Posten, die in keinem Angebot auf der ersten Seite stehen. Diese vier sollten Sie vor der Entscheidung klären - bei jedem Anbieter, auch bei uns:
| Posten | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| TSE-Zertifikat | Technische Sicherheitseinrichtungen haben eine begrenzte Laufzeit. Fragen Sie, wie lange das Zertifikat gültig ist und was der Austausch kostet. Das trifft Kauf- und Abomodelle gleichermaßen. |
| Zusätzliche Kassenplätze | Kostet der zweite Platz dasselbe wie der erste? Bei Abomodellen skaliert der Preis meist linear, beim Kauf gibt es häufig Staffeln. |
| Versionswechsel | Beim Kauf: Sind Updates innerhalb der Hauptversion enthalten, und was kostet der Sprung auf die nächste? Beim Abo: Ist der Wechsel enthalten oder wird er als neuer Tarif abgerechnet? |
| Datenmigration | Was kostet die Übernahme von Artikelstamm, Kunden und Bestandsdaten aus dem Altsystem - und was der Export, wenn Sie später wieder wechseln? |
Der Punkt, der Kauf und Abo wirklich unterscheidet
Preis ist das eine. Der praktisch wichtigere Unterschied betrifft die Aufbewahrung: Kassendaten unterliegen in Deutschland einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Finanzverwaltung kann in diesem Zeitraum einen Export im Format der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme verlangen, kurz DSFinV-K.
Ein Kassensystem läuft aber selten zehn Jahre unverändert. Betriebe wechseln den Anbieter, schließen eine Filiale oder stellen den Betrieb ein. Damit stellt sich eine Frage, die vor Vertragsabschluss geklärt gehört und nach der Kündigung nur noch schwer zu klären ist:
Die Frage an jeden Anbieter
Wenn ich das Abonnement beende: Komme ich danach noch an meine Kassendaten, in welchem Format, über welchen Zeitraum - und was kostet das?
Bei einer lokal installierten Software liegen die Daten auf dem eigenen Rechner. Die Aufbewahrung ist damit ein Thema der eigenen Datensicherung, nicht der Vertragslaufzeit. Bei cloudbasierten Mietmodellen hängt der Zugriff daran, was im Vertrag steht. Beides kann funktionieren - aber nur, wenn man es vorher weiß.
Welche Anforderungen die Finanzverwaltung im Detail stellt, haben wir auf der Seite TSE, GoBD und Kassenprüfung zusammengefasst.
Wann welches Modell die richtige Wahl ist
Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Zwei Konstellationen, in denen die Entscheidung recht klar ausfällt:
Für das Abo spricht
Kurze oder unsichere geplante Nutzungsdauer, saisonaler Betrieb, stark schwankende Zahl an Kassenplätzen, oder wenn eine Anfangsinvestition betriebswirtschaftlich nicht darstellbar ist. Auch wer bewusst keinen eigenen Server betreiben will, fährt mit einem Mietmodell oft einfacher.
Für den Kauf spricht
Lange Nutzungsdauer, stabile Betriebsgröße und der Wunsch nach planbaren Kosten. Wer ein System fünf Jahre oder länger einsetzt, zahlt beim Kauf in der Regel deutlich weniger - probieren Sie es im Rechner mit Ihren Zahlen durch. Dazu kommt die Unabhängigkeit vom Fortbestand des Anbieters: Eine lokal installierte Software läuft weiter, auch wenn ein Vertrag endet.
Vorsicht bei der Nutzungsdauer
Der häufigste Fehler im Vergleich ist eine zu kurz angesetzte Nutzungsdauer. Kassensysteme laufen in kleinen Betrieben erfahrungsgemäß deutlich länger als drei Jahre. Rechnen Sie den Zeitraum durch, den Sie realistisch erwarten - nicht den, der in der Angebotskalkulation steht.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich der Kauf gegenüber einem Abo?
Das hängt vom Verhältnis zwischen Kaufpreis und Monatsgebühr ab. Der Break-even-Punkt ist der Monat, in dem die aufsummierten Abogebühren den Kaufpreis zuzüglich laufender Wartung übersteigen. Bei einem Kaufpreis von 1.000 Euro und 50 Euro Monatsgebühr ohne Wartungskosten liegt er nach 20 Monaten.
Was passiert mit meinen Kassendaten, wenn ich ein Abo kündige?
Das regelt der jeweilige Vertrag. Da Kassendaten zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sind, sollte vor Vertragsabschluss geklärt werden, ob nach Ende des Abonnements weiterhin ein Export im DSFinV-K-Format möglich ist und über welchen Zeitraum.
Welche Kosten übersieht man beim Vergleich häufig?
Häufig fehlen die Laufzeitkosten des TSE-Zertifikats, Kosten für zusätzliche Kassenplätze, Gebühren für Updates auf neue Programmversionen sowie Kosten für die Datenmigration beim Anbieterwechsel.
Rechnet der Rechner mit Zinsen oder Preissteigerungen?
Nein. Beide Modelle werden zu heutigen Preisen aufsummiert. Das ist bewusst so gehalten, weil eine Abzinsung bei den hier üblichen Beträgen und Zeiträumen wenig am Ergebnis ändert, die Nachvollziehbarkeit aber deutlich verschlechtert. Steigen die Abopreise im Zeitverlauf, verschiebt sich der Break-even nach vorn.
Werden meine Eingaben gespeichert?
Nein. Die Berechnung läuft vollständig im Browser. Es werden keine Eingaben an einen Server übertragen.
Wie rechnet es sich in Ihrem Betrieb?
QuickKasse und LAGER 6000 werden lokal installiert und einmalig gekauft. Wenn Sie wissen wollen, welche Konfiguration zu Ihrem Betrieb passt, rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
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