Langzeitarchivierung von Datenbank-Backups und TSE-Archiven GoBD-konform lösen?

[oengel]

Ich betreue an zwei Standorten insgesamt vier Kassenrechner mit lokaler USB-TSE sowie einen Backoffice-Rechner mit Warenwirtschaft und Etikettendruck. Vor den Quartalsupdates erstelle ich manuell eine Komplettsicherung auf externe Platte und kopiere zusätzlich die DSFinV-K-Exporte. Mich beschäftigt angesichts der wachsenden Sicherungsgröße die revisionssichere Langzeitaufbewahrung für die Betriebsprüfung. Wie lagert ihr Datenbank-Backups und TSE-TAR-Archive über zehn Jahre GoBD-konform, verschlüsselt und gegen Bitrot geschützt? Prüft ihr regelmäßig die Wiederherstellbarkeit älterer Stände auf einem separaten Rechner und dokumentiert das protokollfähig?

[clairetaylor]

Ursache für Ihre wachsende Unsicherheit ist die manuelle Ablage großer Sicherungsgrößen ohne Automatik und Prüfnachweis. Stellen Sie in DatenZIP die unbeaufsichtigte Sicherung über den Windows-Autostart ein, damit die Datenbank nach Aufräumen und Reparatur als SQL-Dump zusammen mit INI-Dateien und vorhandenen TAR-Archiven in einer ZIP-Datei mit AES-256-Passwort gesichert wird. Nutzen Sie zweites Ziel und revisionssicheres Verzeichnis auf separatem Datenträger sowie zusätzlich die FTP-Kopie für die Standorttrennung, dazu die monatliche Inventurliste als CSV. Lagern Sie je Standort und Rechner einen Satz mit Datum und prüfen Sie Prüfsummen gegen Bitrot. Für die Wiederherstellbarkeit spielen Sie quartalsweise einen älteren Stand auf einem separaten Testrechner über Restore Dumpdatei beziehungsweise Import DatenbankMySQL.sql ein und dokumentieren Datum, Ergebnis und DSFinV-K- und TSE-TAR-Vollständigkeit protokollfähig. Bei lokaler USB-TSE beachten, dass nach Ausfall oder Zertifikatsablauf nach 5 Jahren kein Weiterkassieren möglich ist. Details zur Aufbewahrung bitte mit dem Steuerberater klären.