Rechtliches
KassenSichV und TSE: Was der Handel wirklich braucht
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 6 Minuten
Kaum ein Thema sorgt im Einzelhandel für so viel Verunsicherung wie die Kassensicherungsverordnung. Dabei ist der Kern überschaubar: Wer elektronisch kassiert, muss jeden Vorgang manipulationssicher aufzeichnen – und das übernimmt die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Dieser Beitrag sortiert, was Sie wirklich brauchen.
Wen betrifft die KassenSichV?
Die Verordnung gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion: PC-Kassen, Touch-Kassen, Tablet-Kassen und Registrierkassen. Eine allgemeine Kassenpflicht gibt es in Deutschland nicht – wer mit einer offenen Ladenkasse und Kassenbericht arbeitet, braucht keine TSE. Sobald Sie aber elektronisch kassieren, muss das System eine zertifizierte TSE nutzen.
Was die TSE macht
Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speicher und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert. Jeder Kassenvorgang bekommt eine Transaktionsnummer, Zeitstempel, einen Signaturzähler und eine Prüfsumme. Nachträgliches Ändern fällt damit auf.
Es gibt zwei Bauformen: die Hardware-TSE als USB-Stick oder Speicherkarte direkt an der Kasse und die Cloud-TSE, die über das Internet signiert. Für lokale Windows-Kassen ist die Hardware-TSE die robuste Wahl, weil sie ohne Internet arbeitet. QuickKasse nutzt die Swissbit-USB-TSE.
Was auf den Kassenbon gehört
Seit 2020 gilt die Belegausgabepflicht: Zu jedem Geschäftsvorfall wird ein Beleg erstellt – auf Papier oder elektronisch, wenn der Kunde zustimmt. Pflichtangaben sind unter anderem:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum sowie Beginn und Ende des Vorgangs
- Menge und Art der Ware oder Leistung
- Transaktionsnummer der TSE
- Betrag mit Steuersatz und Steuerbetrag
- Seriennummer der Kasse oder der TSE sowie Signaturzähler und Prüfwert
Eine gute Kassensoftware druckt diese Angaben automatisch. Sie müssen nur Ihre Firmendaten einmal richtig hinterlegen.
Meldepflicht beim Finanzamt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Kassen dem Finanzamt gemeldet werden, über Mein ELSTER oder eine Schnittstelle. Neue Kassen melden Sie innerhalb eines Monats nach Anschaffung, außer Betrieb genommene ebenfalls innerhalb eines Monats. Wie das praktisch abläuft, steht in unserem Beitrag Kassen-Meldepflicht ans Finanzamt.
Was bei einer Prüfung zählt
Das Finanzamt kann jederzeit unangekündigt zur Kassennachschau kommen. Dann müssen Sie die Kassendaten im Format DSFinV-K und den TSE-Export bereitstellen können. Fehlt die TSE oder ist sie nicht in Betrieb, drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro – und vor allem ein Streit über Hinzuschätzungen.
Praxistipp: Das Zertifikat einer TSE ist befristet, meist auf fünf Jahre. Notieren Sie sich das Ablaufdatum. QuickKasse zeigt es im Menü an, damit der Tausch rechtzeitig passiert.
Fazit
Die KassenSichV verlangt drei Dinge: eine zertifizierte TSE, ordentliche Belege und die Meldung beim Finanzamt. Der Rest ist Sache der Software. Wer eine lokale Kasse mit Hardware-TSE nutzt, ist auch ohne Internet abgesichert. Eine Übersicht der passenden Pakete finden Sie unter TSE & GoBD.