Rechtliches
Kassen-Meldepflicht ans Finanzamt: So melden Sie Ihre Kasse über ELSTER
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 5 Minuten
Lange war sie angekündigt, seit dem 1. Januar 2025 ist sie Pflicht: Jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion muss dem Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung ist kein Hexenwerk – aber sie verlangt Angaben, die man selten griffbereit hat. Hier steht, was Sie brauchen und wie Sie sich das Abtippen sparen.
Wer melden muss
Meldepflichtig ist jedes Unternehmen, das elektronisch kassiert – unabhängig von Größe und Umsatz. Gemeldet wird je Betriebsstätte: Haben Sie zwei Filialen, geben Sie zwei Mitteilungen ab. Wer ausschließlich mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, ist nicht betroffen.
Die Fristen
- Neue Kasse: innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
- Kasse außer Betrieb: ebenfalls innerhalb eines Monats, etwa bei Verkauf, Verschrottung oder Diebstahl.
- Bestand: Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Wer das versäumt hat, sollte es jetzt nachholen.
Welche Angaben verlangt werden
Die Mitteilung enthält Angaben zum Unternehmen und zur Betriebsstätte sowie für jede Kasse unter anderem:
- Art der Kasse und Software, Hersteller und Version
- Seriennummer bzw. Kassen-ID
- Datum der Anschaffung und gegebenenfalls der Außerbetriebnahme
- Seriennummer und Zertifizierungs-ID der TSE
Gerade die TSE-Seriennummer ist ein Stolperstein: Sie ist 64 Zeichen lang und steht nicht auf dem Gehäuse.
Der bequeme Weg: XML-Datei statt Abtippen
Mein ELSTER bietet ein Formular zum Ausfüllen – oder den Upload einer fertigen XML-Datei. QuickKasse erzeugt diese Datei mit dem Menüpunkt „ELSTER-XML Kassenmeldung erstellen“. Kassen-ID, TSE-Seriennummer und Softwareversion stammen direkt aus dem Programm. Sie prüfen die Angaben, laden die Datei in Mein ELSTER hoch und senden ab.
Häufige Fehler
- Ersatzkasse vergessen: Auch eine Kasse, die nur bei Ausfall läuft, ist ein Aufzeichnungssystem.
- TSE-Tausch nicht nachgemeldet: Bekommt die Kasse eine neue TSE, ändern sich die Angaben. Dann ist eine neue Mitteilung fällig.
- Steuerberater meldet, Sie wissen nichts davon: Klären Sie, wer meldet – doppelte oder widersprüchliche Meldungen kosten Zeit.
Fazit
Die Meldepflicht ist eine Formalie, die schnell erledigt ist, wenn die Software die Daten liefert. Bewahren Sie die Sendebestätigung von ELSTER bei Ihren Kassenunterlagen auf. Die Grundlagen zu TSE und Belegpflicht finden Sie im Beitrag KassenSichV und TSE.