Rechtliches
Kassennachschau: Was der Prüfer sehen will und wie der DSFinV-K-Export klappt
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 5 Minuten
Dienstagvormittag, ein Kunde kauft eine Kleinigkeit, lässt sich den Bon geben – und zeigt danach seinen Dienstausweis. Die Kassennachschau ist unangekündigt, und genau das macht sie unangenehm. Wer vorbereitet ist, hat sie aber in einer halben Stunde hinter sich.
Was die Kassennachschau ist
Die Kassennachschau nach § 146b der Abgabenordnung erlaubt dem Finanzamt, während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorankündigung die Kassenführung zu prüfen. Der Prüfer darf vorher als normaler Kunde einkaufen und den Beleg mitnehmen. Es ist keine Betriebsprüfung – ergeben sich aber Auffälligkeiten, kann sie ohne weitere Ankündigung in eine Außenprüfung übergehen.
Was der Prüfer sehen will
- Die Kassendaten im DSFinV-K-Format auf einem Datenträger, zum Beispiel einem USB-Stick
- Den Export der TSE mit den signierten Transaktionen
- Die Verfahrensdokumentation zur Kasse
- Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle und Änderungen an den Stammdaten
- Bei Bargeld: einen Kassensturz, also den Abgleich von Soll- und Istbestand
Was im DSFinV-K-Export steckt
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) legt fest, in welchem Format die Kassendaten herausgegeben werden: mehrere CSV-Dateien mit Einzelbewegungen, Kassenabschlüssen und Stammdaten sowie eine Beschreibungsdatei. Der Prüfer liest sie mit seiner Prüfsoftware ein und gleicht sie mit den TSE-Signaturen ab. Lücken in der Nummerierung oder Bons ohne Signatur fallen sofort auf.
Bei QuickKasse erzeugen Sie den DSFinV-K-Export im Auswertungsprogramm, das über „Umsatz & Kassenbericht“ startet. Das TSE-Archiv als TAR-Datei legt die Kasse selbst ab und packt es mit in die Datensicherung.
So bereiten Sie sich vor
- Probelauf machen: Erstellen Sie den Export einmal ohne Anlass und prüfen Sie, ob Dateien entstehen.
- USB-Stick bereithalten: Ein leerer Stick in der Kassenschublade spart in der Situation Hektik.
- Mitarbeiter einweisen: Legen Sie fest, wer den Prüfer empfängt und wer Sie anruft, wenn Sie nicht da sind.
- Unterlagen an einem Ort: Verfahrensdokumentation, TSE-Zertifikat und ELSTER-Meldung in einem Ordner.
Fazit
Die Kassennachschau prüft vor allem, ob Ihre Kasse das tut, was sie soll – und ob Sie es belegen können. Mit einem getesteten Export und vollständigen Unterlagen bleibt es bei einem kurzen Termin. Was in die Verfahrensdokumentation gehört, erklärt der Beitrag Verfahrensdokumentation für die Kasse.