Datenhoheit
Aufbewahrungspflicht für Kassendaten: Was Sie wie lange aufheben müssen – auch nach dem Kassenwechsel
Von TaylorCom Softwareentwicklung Lesezeit: 5 Minuten
Die neue Kasse läuft, die alte steht im Lager – und irgendwann wandert sie zum Wertstoffhof. Genau hier passiert einer der teuersten Fehler im Handel: Mit dem alten Gerät verschwinden Daten, die noch jahrelang aufbewahrt werden müssen. Was gilt, und wie Sie es richtig machen.
Die Fristen
Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht Jahre Aufbewahrungsfrist statt bisher zehn. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen wie die Verfahrensdokumentation bleiben bei zehn Jahren. Welche Kassenunterlage in welche Gruppe fällt, hängt vom Einzelfall ab – die sichere Faustregel: Kassendaten zehn Jahre aufheben und die genaue Abgrenzung mit dem Steuerberater klären.
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Ein Bon vom März 2026 läuft also frühestens Ende 2034 ab.
Nicht nur aufheben – auswertbar halten
Elektronische Kassendaten müssen während der gesamten Frist maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck aller Bons genügt nicht. Der Prüfer muss die Daten in seine Software einlesen können – heute im DSFinV-K-Format, dazu der Export der TSE.
Was beim Kassenwechsel zu tun ist
- Vollständigen Export ziehen: DSFinV-K für den gesamten Zeitraum und das TSE-Archiv der alten Kasse.
- Prüfen, ob die Dateien lesbar sind: Öffnen Sie sie einmal – eine leere Datei merkt man sonst erst bei der Prüfung.
- Doppelt sichern: eine Kopie im Büro, eine außer Haus.
- Außerbetriebnahme melden: Die alte Kasse wird innerhalb eines Monats beim Finanzamt abgemeldet.
- Dokumentieren: In der Verfahrensdokumentation festhalten, wo die Altdaten liegen.
Cloud-Kassen: Wer kündigt, verliert oft den Zugang zum Portal. Lassen Sie sich vor der Kündigung schriftlich bestätigen, wie Sie an den vollständigen Export kommen – und laden Sie ihn herunter, solange der Vertrag läuft.
Der Vorteil lokaler Daten
Bei einer lokalen Kasse liegen alle Daten in Ihrer eigenen Datenbank. QuickKasse speichert Umsätze, Artikel und Kunden in MariaDB auf Ihrem Rechner, das TSE-Archiv landet als Datei im Programmordner, und die Datensicherung packt es mit ein. Sie brauchen keinen Anbieter um Erlaubnis zu fragen, um an Ihre eigenen Zahlen zu kommen.
Fazit
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der alten Kasse. Wer vor dem Wechsel einen geprüften Export zieht und ihn doppelt sichert, ist auf der sicheren Seite. Mehr zur Datenhoheit lesen Sie im Beitrag lokale SQL-Datenbanken im B2B.