Verfahrensdokumentation für USB-TSE in QuickKasse – was legt ihr dem Prüfer vor?

[bpeters]

Ich betreue drei Standorte mit jeweils eigener Kasse und lokaler USB-TSE unter QuickKasse. Unser Steuerberater fordert für eine mögliche Betriebsprüfung eine aktualisierte Verfahrensdokumentation zur Kassenführung. Bisher haben wir nur Kaufbelege der Sticks, Inbetriebnahmeprotokolle mit Seriennummer und Datum sowie kurze Arbeitsanweisungen für Storno und Tagesabschluss abgelegt. Reicht das aus Sicht der KassenSichV oder erwartet das Finanzamt zusätzlich eine Beschreibung des DSFinV-K-Exports, der Aufbewahrung der TAR-Dateien und des Vorgehens bei TSE-Ausfall mit Kassensperre? Wie versioniert ihr die Dokumentation nach Sticktausch oder Zertifikatsablauf und legt ihr sie zentral oder je Filiale ab?

[clairetaylor]

Deine bisherigen Unterlagen sind eine gute Basis, decken aber die KassenSichV allein nicht ab. Ergänze je Standort Kassenidentifikationsnummer aus weitere Einstellungen > KassenSichV TSE, TSE-Seriennummer, Laufwerk und Aktivierungsdatum sowie Ablaufdatum aus Hilfe > Ablaufdatum TSE anzeigen und Rest-Signaturen. Beschreibe den Tagesabschluss in Umsatz32 über Bonverfolgung > Umsatz && Kassenbericht mit Y-Bon und Z-Bon mit laufender Z-Bon-Nummer, Zählhilfe und Kassendifferenz, außerdem Storno über Bonverfolgung > Bon laden > Bon stornieren. Dokumentiere den DSFinV-K-Export aus Umsatz32 und die Sicherung mit DatenZIP, das TSE-Archiv mit Endung tse.tar entsteht bei jedem Programmstart und ist aufzubewahren. Halte das Vorgehen bei TSE-Ausfall fest: Meldung TSE nicht vorhanden, Bons lassen sich nicht abschließen, keine Kassierung ohne lokale USB-TSE, Stick prüfen, Kasse neu starten, bei Zertifikatsablauf nach 5 Jahren rechtzeitig neue TSE und neue ELSTER-XML Kassenmeldung über Hilfe-Menü. Versioniere nach jedem Sticktausch mit Datum und lege alles je Filiale plus zentral ab. Details bitte mit dem Steuerberater abstimmen.