Monatssummen für DATEV, Einzeldaten für GoBD – wie trennt ihr das?

[dwagner]

Ich betreue die Kassen und das Kassenbuch für drei Filialen im Einzelhandel mit QuickKasse und lokaler USB-TSE. Unser Steuerberater möchte aus Kostengründen nur eine Monatsbuchung je Erlöskonto im DATEV-Stapel, das Finanzamt verlangt aber GoBD-konform die täglichen Einzelaufzeichnungen mit Z-Nummer und TSE-Signaturen. Aktuell exportiere ich alle Tagesabschlüsse einzeln, was die Buchungskosten deutlich treibt. Wie bildet ihr das ab: Tagesabschlüsse als unverdichtete Einzelbuchungen übergeben und Sammelbuchung nur als Zusatzinfo, oder verdichtet buchen und Einzelbelege revisionssicher archivieren? Fordert ihr vom Steuerberater eine schriftliche Abstimmung, was für die Verfahrensdokumentation maßgeblich ist?

[clairetaylor]

Üblich ist verdichtet an DATEV übergeben und Einzelaufzeichnungen revisionssicher archivieren, nicht jeden Tag einzeln buchen lassen. Der Tagesabschluss liegt nicht in QuickKasse, sondern in Umsatz32 über die Schaltfläche Umsatz && Kassenbericht in der Bonverfolgung mit Y-Bon, Z-Bon mit laufender Z-Bon-Nummer, Kassendifferenz und Zählhilfe. Für den Steuerberater dort Zeitraum auswerten, dann im DATEV EXTF-Export als Exportart Tagessummen wählen, Kontenprofil SKR03, SKR04 oder Benutzerdefiniert prüfen und über Prüfen, Vorschau und Exportieren ausgeben. Konten vorab unter Konten und Warengruppen Konten pflegen, Entnahmen und Einbuchungen brauchen das Buchungskonto für Datevexport. Für das Finanzamt zusätzlich Z-Bons, Kassenberichte, GDPdU GoBD-Datei, DSFinV-K Export, TSE-Transaktionsliste und TSE-Archive je Filiale unveränderbar aufbewahren. Lassen Sie sich vom Steuerberater schriftlich bestätigen, welche Verdichtung im Stapel maßgeblich ist und welche Einzelbelege nur archiviert werden, und übernehmen Sie das in die Verfahrensdokumentation. Steuerliche Bewertung bitte mit dem Steuerberater klären.

[rwolf]

Bei uns kriegt der Steuerberater nur eine Summe für den Monat, das spart echt Geld. Die Z-Bons aus Umsatz32 mit Z-Nummer drucken wir täglich und heften sie ab, dazu speichern wir die Dateien mit den TSE-Daten je Filiale extra. Unsere USB-Sticks prüfen wir regelmäßig, denn ohne gültige TSE dürfen wir gar nicht kassieren. Die Absprache mit dem Steuerberater haben wir schriftlich, so weiß jeder was gilt.