Praxis

DATEV-Export: So kommen Ihre Kassendaten sauber zum Steuerberater

Von TaylorCom Softwareentwicklung 6. Oktober 2026 Lesezeit: 5 Minuten

Am Monatsende ein Stapel Z-Bons, ein Kassenbuch in Excel und eine Mail an die Kanzlei: „Hier die Kasse für Oktober.“ Dort tippt jemand die Zahlen ab – und Sie bezahlen dafür. Mit einem DATEV-Export aus der Kasse geht es schneller, billiger und mit weniger Fehlern.

Was ein DATEV-Export ist

Die meisten Steuerberater arbeiten mit DATEV. Das Programm kann Buchungsstapel im DATEV-Format einlesen, einer CSV-Datei mit festem Aufbau. Darin steht pro Zeile: Betrag, Soll- oder Habenseite, Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Datum und Buchungstext. Die Kanzlei importiert die Datei, prüft sie und bucht sie fest.

Einzelbuchungen oder Tagessummen?

Tagessummen fassen den Umsatz je Tag und Steuersatz zusammen. Das ist übersichtlich und reicht vielen Kanzleien.
Einzelbuchungen übergeben jeden Bon. Das macht die Datei größer, erlaubt aber Rückfragen bis auf den einzelnen Verkauf.

Fragen Sie Ihre Kanzlei, was sie bevorzugt. Die Einzelaufzeichnung in der Kasse bleibt davon unberührt – die ist ohnehin Pflicht.

Die Kontenzuordnung

Damit die Buchungen richtig landen, braucht der Export die passenden Konten. Die gängigen Kontenrahmen sind SKR03 und SKR04. Typische Beispiele:

Kasse: 1000 (SKR03) bzw. 1600 (SKR04)
Erlöse 19 %: 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04)
Erlöse 7 %: 8300 (SKR03) bzw. 4300 (SKR04)

Entnahmen, Einlagen, Kartenzahlungen und Gutscheine brauchen eigene Konten. Stimmen Sie die Liste einmal mit der Kanzlei ab und hinterlegen Sie sie fest – dann läuft jeder Monat gleich.

So geht es mit QuickKasse

Bei QuickKasse erstellen Sie den Export im Auswertungsprogramm, das Sie über „Umsatz & Kassenbericht“ starten. Dort wählen Sie Einzelbuchungen oder Tagessummen und das Kontenprofil SKR03, SKR04 oder ein eigenes. Eine Vorschau und eine Prüffunktion zeigen vor dem Export, ob alle Buchungen ein Konto haben. Bei Entnahmen können Sie das Buchungskonto schon an der Kasse angeben.

Typische Stolpersteine

Gutscheinverkauf als Erlös gebucht: Ein Mehrzweckgutschein ist beim Verkauf noch kein Umsatz.
Kartenzahlungen nicht getrennt: EC- und Kreditkartenumsätze gehen nicht in die Kasse, sondern auf ein Geldtransitkonto.
Exportzeitraum überlappt: Wer zweimal denselben Tag exportiert, bucht doppelt.

Fazit

Ein sauber eingerichteter DATEV-Export spart jeden Monat Zeit und Kanzleigebühren. Die Einrichtung dauert eine Stunde mit dem Steuerberater – danach ist es ein Klick. Wie der Tagesabschluss als Grundlage aussieht, steht im Beitrag Tagesabschluss und Z-Bon.