Rechtliches

E-Rechnung im B2B: Was Händler mit Ladenkasse bis 2028 wissen müssen

Von TaylorCom Softwareentwicklung 6. Oktober 2026 Lesezeit: 6 Minuten

Die E-Rechnung kommt schrittweise – und viele Händler fragen sich, ob sie jetzt jeden Kassenbon als XML verschicken müssen. Die kurze Antwort: nein. Die längere Antwort lohnt sich trotzdem, vor allem für alle, die auch an Gewerbekunden verkaufen.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein PDF per E-Mail ist ausdrücklich keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Der Zeitplan

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang.
• Bis Ende 2026: Sie dürfen im B2B weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen.
• Bis Ende 2027: Das gilt weiter, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen sein.

Was das für die Ladenkasse bedeutet

Zwei Ausnahmen machen die Sache für den Einzelhandel entspannt:

• Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen – auch an Gewerbekunden.

Der normale Kassenbon bleibt also ein Kassenbon. Relevant wird es, wenn ein Handwerker für 480 Euro Material kauft und eine Rechnung auf seine Firma will. Ab 2027 bzw. 2028 muss diese Rechnung eine E-Rechnung sein.

Tipp: Prüfen Sie schon jetzt, an welche Gewerbekunden Sie regelmäßig Rechnungen über 250 Euro schreiben. Das ist Ihr Umstellungsbedarf.

So erstellen Sie E-Rechnungen aus der Kasse

Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei in einem PDF – der Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch. Für QuickKasse gibt es dazu die ZUGFeRD-Erweiterung. Damit die Rechnung vollständig ist, müssen beim Kunden Firmenname, Anschrift und gegebenenfalls die Leitweg-ID oder Bestellnummer hinterlegt sein.

Empfang nicht vergessen

Auch Ihre Lieferanten schicken zunehmend E-Rechnungen. Klären Sie mit dem Steuerberater, wie Sie diese prüfen und archivieren – die XML-Datei ist das Original und muss aufbewahrt werden, nicht nur die Druckansicht.

Fazit

Für den Ladenverkauf an Privatkunden ändert sich nichts. Wer an Gewerbekunden verkauft, sollte bis Ende 2026 eine Lösung für ZUGFeRD oder XRechnung haben. Was auf eine Rechnung unter 250 Euro gehört, steht im Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.