Inventur mit dem Scanner: So wird die Bestandsaufnahme schnell und sauber
Verfasst: Sa 3. Okt 2026, 20:00
Einmal im Jahr muss jeder Händler seinen Warenbestand zählen – zum Bilanzstichtag oder als laufende (permanente) Inventur. Mit Zettel und Stift dauert das Tage und produziert Übertragungsfehler. Mit einem Barcodescanner und der Inventur-Funktion von LAGER 6000 wird daraus ein überschaubarer Arbeitsgang. In diesem Beitrag zeigen wir, wie der Ablauf aussieht und worauf es ankommt.
Das Prinzip: SOLL gegen IST
Die Inventur vergleicht zwei Zahlen: den Bestand, den das Programm kennt (SOLL), und den Bestand, den Sie tatsächlich im Regal zählen (IST). Gezählt wird mit dem Scanner, das Programm zeigt danach jede Abweichung als Differenz an – farblich hervorgehoben. Erst wenn die Differenzen geprüft sind, wird der gezählte Bestand übernommen.
Zwei Wege zu den Zähldaten
Wer mit Lagerorten oder Unterlagern arbeitet, kann die Inventur auch je Lagerort durchführen. Die Bestände werden dann dem jeweiligen Lagerplatz zugeordnet, auf Wunsch überschreibend statt addierend. So lässt sich die Inventur auf mehrere Tage und Bereiche verteilen.
Praxistipps
Mit dem Scanner wird die Inventur vom Großprojekt zum planbaren Arbeitsgang: zählen, Differenzen prüfen, sichern, übernehmen. Wie lange und wie Inventurunterlagen aufzubewahren sind, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Mehr zur Inventur mit unserer Software finden Sie auf der Seite Inventur, zur Lagersoftware selbst unter Lagersoftware.
Das Prinzip: SOLL gegen IST
Die Inventur vergleicht zwei Zahlen: den Bestand, den das Programm kennt (SOLL), und den Bestand, den Sie tatsächlich im Regal zählen (IST). Gezählt wird mit dem Scanner, das Programm zeigt danach jede Abweichung als Differenz an – farblich hervorgehoben. Erst wenn die Differenzen geprüft sind, wird der gezählte Bestand übernommen.
Zwei Wege zu den Zähldaten
- Mobilscanner: Sie scannen offline durch die Regale, der Scanner speichert EAN und Stückzahl. Am PC wird er auf „Connecting…“ gestellt und die Daten werden mit „Daten laden“ übernommen.
- Livescan: Mit einem Funk- oder Kabelscanner scannen Sie direkt in das Feld „Livescan“. Jeder Treffer wird in der Liste hochgezählt; auf Wunsch fragt das Programm bei jedem Scan nach der Stückzahl. Unbekannte Barcodes werden sofort rot markiert.
- Vorher die Einstellungen prüfen: Scannermodell, Import-Modus (zum Beispiel EAN und Stückzahl) und Anschluss.
- Zählen und die Daten laden bzw. per Livescan erfassen.
- Differenzen prüfen: Über die Datenanzeige lassen sich nicht gefundene Artikel und alle Zeilen mit SOLL ungleich IST getrennt anzeigen.
- Datensicherung anlegen. Die Bestandsübernahme lässt sich nicht rückgängig machen.
- „Lagerbestand anhand dieser Liste aktualisieren“: Das Programm fragt, ob der komplette Bestand vorher auf 0 gesetzt werden soll, und sichert die alten Bestände als Liste. Danach wird der gezählte Bestand übernommen.
- Barcode wird nicht gefunden: Oft fehlt eine führende Null oder es ist eine zu viel, oder eine 12-stellige EAN hat keine Prüfziffer. Für beides gibt es unter „Extras“ eigene Korrekturfunktionen.
- Komma statt Punkt bei Mengen: Auch das lässt sich unter „Extras“ in einem Schritt ersetzen.
- Artikel ohne Barcode: Solche Artikel können als freier Artikel mit Stückzahl erfasst werden – besser ist es, ihnen vor der Inventur ein Etikett zu geben.
Wer mit Lagerorten oder Unterlagern arbeitet, kann die Inventur auch je Lagerort durchführen. Die Bestände werden dann dem jeweiligen Lagerplatz zugeordnet, auf Wunsch überschreibend statt addierend. So lässt sich die Inventur auf mehrere Tage und Bereiche verteilen.
Praxistipps
- Vor der Inventur alle Wareneingänge und Verkäufe buchen, damit der SOLL-Bestand stimmt.
- Regale in Abschnitte aufteilen und pro Abschnitt zählen – das erleichtert das Nachzählen bei Differenzen.
- Größere Differenzen nicht sofort übernehmen, sondern gezielt nachzählen.
Mit dem Scanner wird die Inventur vom Großprojekt zum planbaren Arbeitsgang: zählen, Differenzen prüfen, sichern, übernehmen. Wie lange und wie Inventurunterlagen aufzubewahren sind, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Mehr zur Inventur mit unserer Software finden Sie auf der Seite Inventur, zur Lagersoftware selbst unter Lagersoftware.