Lager- & Kassen-Forum

Wir betreiben drei Filialen mit zentralem Lager und erfassen Sachentnahmen für Ladenausstattung sowie defekte Ware mit Abschreibung bisher nur handschriftlich. In der Inventur fehlen dadurch regelmäßig Artikel, während der Tagesabschluss der Kasse keinen Abgang zeigt und der Steuerberater im DATEV-Stapel nur die Verkaufserlöse sieht. Mich interessiert, wie ihr Eigenverbrauch und Verschrottung sauber vom Umsatz trennt und dennoch lückenlos dokumentiert. Bucht ihr das über eine separate Erlösart mit Null Euro, über das Warenwirtschaftsmodul mit eigenem Grund oder erst per Monatsbeleg an die Buchhaltung? Wie stellt ihr sicher, dass Kassenbuch, Lagerbestand und DATEV-Export bei größeren Abweichungen zusammenpassen und bei einer Prüfung nachvollziehbar bleiben?

Ursache ist die handschriftliche Erfassung ohne Bestandsbuchung: Der Artikel bleibt im System auf Bestand, fehlt aber physisch, deshalb entstehen Inventurdifferenzen, während Kasse und DATEV-Stapel nur Verkäufe zeigen. Bucht jeden Eigenverbrauch und jede Verschrottung zeitnah als Warenausgang Manuell mit Stückzahl, Datum Warenausgang, Vermerk, Personal und Kostenstelle, zum Beispiel Vermerk Ladenausstattung Filiale 2 oder defekt verschrottet. Trennt die Gründe konsequent über Vermerk und Kostenstelle und nutzt im Entnahme-Dialog das Feld Buchungskonto für Datevexport, damit der Steuerberater Umsatz, Eigenverbrauch und Abschreibung unterscheiden kann. Für den DATEV-Stapel arbeitet ihr in Umsatz32 mit dem DATEV EXTF-Export als Einzelbuchungen oder Tagessummen mit Kontenprofil SKR03 oder SKR04 einschließlich Vorschau und Prüfen. Zur Kontrolle gleicht ihr Tagesabschluss, Warenausgänge und ArtikelLagerProtokoll.csv sowie bei Lagerorten die Ansicht Lagerorte History ab und erstellt vor der Inventur eine Inventurliste. Steuerliche Bewertung bitte mit dem Steuerberater klären.

Danke dir für die klare Aufstellung, dass ihr Eigenverbrauch und Verschrottung direkt als Warenausgang mit Vermerk bucht, das übernehmen wir so. Bei uns hat sich zusätzlich bewährt, defekte Ware sofort auszutragen und die Liste vor der Inventur noch einmal zu prüfen, dann passen Kasse und Bestand deutlich besser.