Lager- & Kassen-Forum

Ich betreue die Kassen an drei Standorten mit QuickKasse, jeweils mit lokaler USB-TSE. Nach einem Defekt im Frühjahr mussten wir einen Stick tauschen, die betroffene Kasse blieb bis zum Ersatz außer Betrieb, der Vorfall wurde im Kassenbuch dokumentiert und per ELSTER gemeldet. Nun lagert der defekte Stick im Tresor der Hauptfiliale. Mich beschäftigt die korrekte Aufbewahrung nach Außerbetriebnahme: Muss der alte Stick mit allen Signaturdaten zehn Jahre aufbewahrt und lesbar gehalten werden? Genügt die physische Lagerung im Tresor mit Protokoll, oder ist zusätzlich eine Sicherung der TAR-Exporte und DSFinV-K-Daten erforderlich? Wie dokumentiert ihr Aussonderung und Zugriffsschutz für geprüfte Sticks?

Richtig gehandelt, dass die Kasse bis zum Ersatz außer Betrieb blieb, ohne erreichbare lokale USB-TSE darf in Deutschland nicht kassiert werden und Bons können nicht abgeschlossen werden. Für die Archivierung verlassen Sie sich bitte nicht allein auf den defekten Stick im Tresor. Die physische Lagerung mit Protokoll zu Seriennummer, Kassenidentifikationsnummer, Datum der Außerbetriebnahme, Grund und ELSTER-Meldung ist eine gute Basis für Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit, ersetzt aber keine lesbare Datensicherung. Sichern Sie zusätzlich die bei jedem Programmstart erzeugten TSE-Archive über DatenZIP sowie die Auswertungen aus Umsatz32 über Umsatz && Kassenbericht, also Kassenbericht mit Z-Bon, Kassenbuchdaten und DSFinV-K. Prüfen Sie die Lesbarkeit über Einstellungen im Reiter KassenSichV TSE und Hilfe Ablaufdatum TSE anzeigen und dokumentieren Sie jeden Zugriff. Zur verbindlichen Aufbewahrungsdauer und Revisionssicherheit stimmen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater ab.